Etre plus efficace dans son travail avec la méthode Get Things Done

Le métier d’affilié évolue en même temps que le web se professionnalise.

Il y a quelques années on pouvait gagner de l’argent en se contentant de faire un site statique avec quelques photos et des pubs posées à l’arrache, aujourd’hui tout est plus compliqué.

Gérer ses sites, les mises à jour de leur contenu, leur référencement, les partenariats, les échanges de lien ou de trafic… tout ça demande de plus en plus de travail et de temps, en particulier lorsqu’on gère un réseau important, et même si on passe par des prestataires pour réaliser certaines tâches.

Alors je me suis dit qu’un billet sur la méthode Get Things Done de David Allen pourrait vous intéresser, d’autant qu’elle fonctionne vraiment, pour tout le monde et à la maison comme au bureau.

C’est une grosse synthèse de la méthode, qui ne rentre pas dans les détails, mais ça vous donnera les grands principes de fonctionnement et peut-être des pistes pour améliorer votre façon de travailler.

NOTE : je me suis basé sur la version anglaise du bouquin, donc les termes utilisés dans le billet sont de moi. A priori la méthode devrait rester la même dans la version fr du bouquin, ou alors faudra que je trouve aussi une méthode d’anglais à lire ^^

La méthode pour travailler mieux

La méthode Get Things Done se base sur 5 grandes étapes :

• lister les choses à faire
• analyser leurs implications et ce qu’il faudra faire pour les réaliser
• organiser les différentes tâches
• faire un point régulier sur les choses à faire
• agir pour les faire (oui, à un moment il faut bosser :p )

Autant le dire tout de suite, ça ne fonctionne correctement que si vous suivez faire sérieusement chaque étape. Si jamais vous négligez une étape au mieux vous allez perdre du temps, au pire la méthode ira rejoindre celle pour gagner 20000 euros par mois.

Il n’y a pas de secrets ici : comme partout pour réussir il faut bosser.

Lister les choses à faire

David Allen recommande de lister tous les trucs que vous avez à faire, sur le plan personnel ou professionnel, que ce soit urgent ou pas, important ou pas, du moment que ça doit être fait un jour.

En gros l’idée c’est que tous les trucs qu’on doit faire et qu’on traîne dans le temps encombrent notre esprit et nuisent à notre efficacité.

En les listant quelque part, que ce soit sur une feuille de papier ou dans une appli iPhone ça quitte votre cerveau et vous pourrez décider quoi faire avec.

Il donne 3 recommandations pour cette étape :

• listez absolument tous les trucs à faire auxquels vous pensez et continuez de le faire à chaque fois que vous pensez à un nouveau truc
• ayez un seul support pour le faire (sinon rapidement ça va être le bazar et donc devenir inefficace)
• traitez régulièrement toutes les infos listées, prenez des décisions sur ce qui doit être fait, quand et comment. Sinon on se contente de lister les choses sans faire quoi que ce soit, ce qui finalement ne sert à rien 🙂

Réfléchir aux tâches listées

Vous devez réfléchir à ce qui doit être fait et ensuite organiser les actions nécessaires pour que ce soit fait.

Dans son livre David Allen propose un schéma d’analyse assez simple et efficace.

En gros il prend une des choses de la liste, puis regarde si on peut réellement faire quelque chose avec.

Si ce n’est pas le cas (genre faire 300K visiteurs uniques sur un tube avec un budget de 100 euros), soit on jette soit on remet à plus tard.

Si on peut le faire, alors il faut décider de la première chose à faire.

Si on peut le faire en moins de 2 minutes (genre envoyer un mail pour confirmer un truc ou demander quelque chose) il faut le faire tout de suite (appliquer systématiquement cette règle a changé ma vie 😀 ). Si c’est plus long, il faut planifier la réalisation ou le faire faire par quelqu’un.

Pour les projets impliquant un grand nombre d’actions, il conseille de les lister puis de planifier les choses à faire une fois le listing effectué.

Exemple concret, vous avez un nom de domaine et vous voulez l’exploiter en montant un blog.

Ca implique une multitude d’actions qu’il va falloir identifier et lister : installer le domaine sur un hébergement, choisir un template, rédiger du contenu, placer les promos, faire le référencement etc…

Organiser les différentes tâches

Maintenant que vous avez une bonne idée de tous les trucs que vous allez avoir à faire, il va falloir organiser votre travail avec les outils suivants :

• la liste de projets, qui se contente d’énoncer les différents projets sur lesquels vous bossez
• le stockage des informations relatives aux projets (en gros réunir dans un endroit toutes les infos utiles pour avancer sur un projet)
• un calendrier pour vous aider à planifier les actions à réaliser impérativement certains jours (date de remise d’un projet, rendez-vous etc…) et mettre les infos à connaître pour un jour donné
• une liste de rappel des prochaines actions où vous mettez absolument tout ce que vous devez faire, éventuellement divisée en catégories d’actions genre “rédaction”, référencement etc…
• une liste de rappel des choses en attente (genre vérifier que les descriptions ont été livrées si vous avez passé commande à un sous-traitant).

Faire un point régulier sur l’ensemble des choses à faire

Chaque semaine, il va falloir revoir toutes les choses à faire, en vous appuyant sur les outils que vous avez mis en place.

A cette étape il faudra faire un point avec le calendrier, pour voir ce qui doit absolument être fait mais aussi revoir votre liste de prochaines actions.

C’est à cette étape que vous ajoutez/retirez des choses de vos listes ou que vous réunissez les infos qui vous manquent.

C’est extrêmement important de s’imposer cette étape au moins une fois par semaine, parce qu’elle conditionne l’efficacité de toute la méthode.

Faire les choses

Si vous avez lu le reste du billet, vous avez dû remarquer qu’il manquait un moyen de fixer des priorités aux choses à faire.

En gros Allen conseille, à partir du moment où vous avez respecté les points plus haut, de vous en remettre à votre intuition pour définir vos priorités, en vous aidant si besoin d’une des grilles d’évaluation qu’il propose.

Je ne vais pas les détailler ici, mais l’une d’elle se base par exemple sur ces 4 critères :

• contexte
• temps disponibles
• énergie disponible
• importance

Vous êtes en boite, il est 3h20, l’abus de vodka-redbull commence à se faire sentir ? C’est probablement pas le meilleur moment pour appeler un client.

La méthode Get Things Done est une méthode intéressante à utiliser, parce qu’elle a un côté concret et pratique qui correspond bien à la réalité du travail pour la plupart des gens.

Au début vous allez perdre un peu de temps à tout lister et à réfléchir/préparer toutes les choses sur lesquelles vous allez travailler.

Mais ensuite à l’usage ça fonctionne bien et ça permet de bosser sur beaucoup de choses efficacement.

PS : on trouve pas mal d’applis iPhone pour mettre en pratique la méthode, dont celle-ci pour laquelle j’avais fait une review.